Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejsza informacja jest kierowana do dwóch grup osób. Tam, gdzie zasady różnią się między grupami, zostało to wyraźnie oznaczone.

Grupa A — Klienci: osoby fizyczne składające zamówienie lub zawierające z nami umowę, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Grupa B — Osoby kontaktowe kontrahentów: osoby reprezentujące naszych kontrahentów oraz ich pracownicy i współpracownicy wskazani do realizacji współpracy, w tym osoby, których dane przejęliśmy w związku z połączeniem Multioffice sp. z o.o. z ARR TRADE GROUP sp. z o.o.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Multioffice sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: 30-390 Kraków, ul. Zawiła 57, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000024821, NIP 675-106-33-81, kapitał zakładowy 60.700,00 zł opłacony w całości.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail rodo@multioffice.com.pl lub telefonicznie: 12 299 97 77.

2. Skąd mamy Państwa dane:

• Grupa A: dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa — w procesie składania zamówienia, zawierania umowy, korespondencji lub dokonywania płatności.

• Grupa B: dane otrzymaliśmy od kontrahenta, którego Państwo reprezentują lub u którego są zatrudnieni, albo pozyskaliśmy je z publicznie dostępnych rejestrów (KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT), albo weszliśmy w ich posiadanie w wyniku połączenia Multioffice sp. z o.o. z ARR TRADE GROUP sp. z o.o. jako następca prawny tej spółki.

• W przypadku Grupy B dane nie zostały pozyskane od Państwa, dlatego przekazujemy tę informację na podstawie art. 14 RODO.

3. Kategorie przetwarzanych danych:

• Grupa A: imię i nazwisko, adres (zamieszkania, dostawy, rozliczeniowy), adres e-mail, numer telefonu, numer NIP w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, dane zamówienia oraz numer rachunku bankowego, z którego dokonano zapłaty lub na który dokonywany jest zwrot.

• Grupa B: imię i nazwisko, funkcja w organie reprezentującym lub stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu oraz nazwa reprezentowanego podmiotu.

4. Cele przetwarzania i podstawy prawne:

Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych jest dobrowolna i nie warunkuje zawarcia ani realizacji umowy. Można ją wycofać w każdej chwili, wysyłając wiadomość na adres rodo@multioffice.com.pl lub korzystając z odnośnika w treści wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Obowiązek lub dobrowolność podania danych:

• Grupa A: podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy — bez nich nie będziemy mogli przyjąć i zrealizować zamówienia, rozpatrzyć reklamacji ani wystawić dokumentów księgowych. Podanie części danych jest wymogiem wynikającym z przepisów podatkowych i o rachunkowości.

• Grupa B: Państwo nie podawali nam swoich danych — otrzymaliśmy je od reprezentowanego lub zatrudniającego Państwa podmiotu albo z rejestrów publicznych. Nie mają Państwo wobec nas obowiązku podania jakichkolwiek danych. Brak danych kontaktowych osób wskazanych do realizacji współpracy może natomiast uniemożliwić wykonanie umowy zawartej z tym podmiotem.

6. Odbiorcy danych. Państwa dane możemy przekazywać wyłącznie w celach wskazanych w pkt 4, następującym kategoriom odbiorców:

• przewoźnikom, firmom kurierskim i spedycyjnym oraz operatorom pocztowym — w zakresie niezbędnym do dostawy towaru;

• bankom i operatorom płatności — w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji;

• ubezpieczycielom należności oraz podmiotom prowadzącym windykację — w razie opóźnienia w zapłacie;

• operatorom platform sprzedażowych — w przypadku zamówień składanych za ich pośrednictwem;

• dostawcom usług informatycznych, poczty elektronicznej, hostingu i systemów obsługi sprzedaży, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;

• biurom rachunkowym, kancelariom prawnym i audytorom — w zakresie świadczonych na naszą rzecz usług;

• organom publicznym — wyłącznie gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, w zakresie wynikającym z ich obowiązków.

7. Państwa dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Dane przetwarzane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Polski oraz Unii Europejskiej.

8. Okresy przechowywania danych:

• dane związane z umową, zamówieniem i rozliczeniem — przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami podatkowymi i o rachunkowości;

• dane dotyczące reklamacji, gwarancji i rękojmi — przez okres obowiązywania uprawnień, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń;

• dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń — do upływu terminu przedawnienia tych roszczeń;

• dane osób kontaktowych z Grupy B — przez czas obowiązywania umowy z reprezentowanym podmiotem oraz przez okres do 12 miesięcy po jej zakończeniu, a w razie wniesienia skutecznego sprzeciwu — do momentu jego uwzględnienia;

• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej — do wycofania zgody, a po jej wycofaniu wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykazania faktu jej udzielenia i wycofania

• dane z korespondencji i zapytań ofertowych przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz f – przechowywanie do 12 miesięcy

9. Przysługują Państwu następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;

b) prawo do sprostowania (poprawienia) danych;

c) prawo do usunięcia danych — w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie nie jest wymagane przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i o rachunkowości;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania;

e) prawo do przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany;

f) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;

g) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dotyczy to w szczególności osób z Grupy B. Sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie, wskazując swoją szczególną sytuację; po jego wniesieniu zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności.

Wniosek w każdej z powyższych spraw można złożyć na adres rodo@multioffice.com.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca.

10. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

11. Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

12. Zakres niniejszej informacji. Odrębne zasady i odrębne informacje dotyczą: monitoringu wizyjnego na terenie Administratora, plików cookies i narzędzi analitycznych na naszej stronie internetowej oraz procesów rekrutacyjnych.

Informacja dla Klientów ARR TRADE GROUP sp. z o.o.
oraz klientów kupujących przez Allegro z konta ARR_Group:

Multioffice Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie 30-390, ul. Zawiła 57, nr KRS: 0000024821, NIP: 6751063381, REGON: 351306916 (Spółka Przejmująca), informuje o połączeniu z ARR TRADE GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie 30-390, ul. Zawiła 57, nr KRS: 0000733305, NIP: 6762549667, REGON: 380316600 (Spółka Przejmowana).

Do połączenia doszło w dniu 28 grudnia 2023 r. Połączenie nastąpiło w trybie art. 492 § 1 pkt 1 w zw. z art. 516 § 7 k.s.h., poprzez przeniesienie całego majątku Spółki Przejmowanej na Spółkę Przejmującą (łączenie przez przejęcie) z jednoczesnym podwyższeniem kapitału zakładowego Spółki Przejmującej o kwotę 2.500 zł.

Na skutek połączenia Spółka Przejmująca stała się sukcesorem prawnym Spółki Przejmowanej. Na Spółkę Przejmującą przeszły również wszystkie prawa i obowiązki Spółki Przejmowanej w zakresie ochrony danych osobowych.

Informujemy, że na skutek połączenia zmieniły się dane administratora danych osobowych przetwarzanych dotychczas przez ARR TRADE GROUP sp. z o.o.

Administratorem Państwa danych osobowych od dnia połączenia (tj. od dnia 28 grudnia 2023 r.) jest Multioffice sp. z o.o.

Pełna treść klauzuli informacyjnej dostępna jest poniżej.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przez prawo, w szczególności przez Ustawę z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 86 Ordynacji Podatkowej (Dz.U.2017.201 ze zm.). Informujemy, że Państwa dane nie będą przekazywane ani wykorzystywane do żadnych celów.

Jeśli chcą Państwo uzyskać więcej informacji na temat przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych prosimy o kontakt: rodo@multioffice.com.pl

Informacja RODO o monitoringu wizyjnym

Niniejsza informacja jest kierowana do wszystkich osób przebywających na terenie Administratora objętym monitoringiem wizyjnym — klientów, kontrahentów, kierowców i kurierów, gości oraz pracowników i współpracowników.

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach monitoringu wizyjnego jest Multioffice sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: 30-390 Kraków, ul. Zawiła 57, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000024821, NIP 675-106-33-81.

Kontakt w sprawach dotyczących monitoringu i danych osobowych: rodo@multioffice.com.pl, tel. 12 299 97 77.

2. Cel przetwarzania. Monitoring wizyjny prowadzony jest w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Administratora;

• ochrony mienia przed kradzieżą, zniszczeniem i uszkodzeniem;

• wyjaśniania szkód w towarze oraz zdarzeń związanych z załadunkiem, rozładunkiem i wydaniem przesyłek, w tym w relacjach z przewoźnikami i ubezpieczycielami;

• kontroli dostępu na teren Administratora i wyjaśniania incydentów bezpieczeństwa.

3. Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochronie mienia;

• w zakresie, w jakim monitoring obejmuje teren zakładu pracy i tym samym pracowników — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22² Kodeksu pracy.

4. Obszar objęty monitoringiem. Kamery obejmują:

• wejścia do budynku oraz wjazdy i bramy na teren Administratora;

• halę i powierzchnie magazynowe, w tym strefę załadunku i rozładunku;

• korytarze i inne części wspólne budynku.

Monitoring rejestruje wyłącznie obraz — nie rejestrujemy dźwięku. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Kamery nie są skierowane na indywidualne stanowiska pracy w celu kontroli sposobu wykonywania pracy. Obszary objęte monitoringiem są oznaczone tablicami informacyjnymi umieszczonymi przed wejściem w zasięg kamer.

5. Zakres przetwarzanych danych: wizerunek i wygląd zewnętrzny osoby, jej zachowanie w kadrze, numer rejestracyjny pojazdu, a także data, godzina i miejsce zarejestrowania obrazu. Nie stosujemy rozpoznawania twarzy ani innych technik biometrycznej identyfikacji osób.

6. Odbiorcy danych. Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora. Nagrania mogą zostać udostępnione:

• podmiotom świadczącym usługi serwisu i konserwacji systemu monitoringu oraz usługi ochrony osób i mienia — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;

• dostawcom usług informatycznych w zakresie niezbędnym do utrzymania systemu;

• ubezpieczycielom — w związku ze zgłoszeniem szkody;

• Policji, prokuraturze, sądom i innym organom uprawnionym — wyłącznie na ich żądanie oparte na przepisach prawa.

7. Okres przechowywania. Nagrania przechowywane są przez 30 dni od dnia zarejestrowania, po czym są automatycznie nadpisywane przez nowe zapisy.

Wyjątek: jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa albo Administrator dowiedział się, że może ono stanowić taki dowód, okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Zgodnie z art. 22² § 3 Kodeksu pracy nagrania nie są przechowywane dłużej niż 3 miesiące, poza wskazanym wyjątkiem.

Zabezpieczenie nagrania. Osoba, której interesu dotyczy zdarzenie zarejestrowane przez monitoring, może wnioskować o zabezpieczenie nagrania przed nadpisaniem. Wniosek należy złożyć na adres rodo@multioffice.com.pl przed upływem 30 dni od zdarzenia, wskazując datę, przybliżoną godzinę oraz miejsce zdarzenia. Po tym terminie nagranie z reguły nie jest już dostępne.

8. Nagrania nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. System monitoringu i zapisy zlokalizowane są na terenie Polski.

9. Przysługujące prawa:

a) prawo dostępu do danych, w tym do informacji o tym, czy Państwa wizerunek został zarejestrowany;

b) prawo do ograniczenia przetwarzania;

c) prawo do usunięcia danych — w zakresie, w jakim nagranie nie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo nie stanowi dowodu w postępowaniu;

d) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — z uwagi na Państwa szczególną sytuację.

Wniosek można złożyć na adres rodo@multioffice.com.pl. Realizując prawo dostępu, prosimy o wskazanie daty, przybliżonej godziny i miejsca zdarzenia — bez tych informacji odnalezienie właściwego zapisu nie jest możliwe. Udostępnienie nagrania nie może naruszać praw i wolności innych osób na nim zarejestrowanych; w razie potrzeby wizerunki osób trzecich zostaną zanonimizowane.

10. Dane pochodzące z monitoringu nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

11. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Podanie danych. Przetwarzanie danych w ramach monitoringu jest następstwem przebywania na terenie objętym monitoringiem i nie wymaga podania jakichkolwiek danych z Państwa strony. Obszary monitorowane są oznaczone, co umożliwia świadomą decyzję o wejściu na ten teren.

wersja z dnia 11.09.2026